МЕТОДЫ ОПТИМИЗАЦИИ ОРГСТРУКТУРЫ, ЧИСЛЕННОСТИ И ЗАТРАТ НА ПЕРСОНАЛ

Цель: обучить слушателей технологии анализа структуры, персонала и затрат на него, выявления несоответствий в рациональной расстановке и численности сотрудников, научить способам оптимизации численности и затрат, фонда оплаты труда, минимизировать риски при сокращении/увольнении/переводе сотрудников.

РАССМАТРИВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Оптимизация как процесс управления эффективностью. Обзор подходов к оптимизации оргструктур, численности, бюджета затрат на персонал (ФОТ).

• Оптимизация – проект или процесс? Зачем нужна оптимизация?
• Виды оргструктур, зависимость вида структуры от стратегии компании. Управленческие уровни, распределение ответственности, иерархичность, подчиненность. Целевая структура и ключевые бизнес процессы, их влияние на эффективность.
• Количественный и качественный состав персонала. Категории персонала. «Кадровое ядро» и «периферия». Нормы управляемости. Подходы к определению нормативов численности. Нормы труда. Соотношение персонала по категориям. Бенчмарки. Процессы управления численностью. Бюджет численности – основа штатного расписания. Внутренние и внешние источники обеспечения человеческими ресурсами.
• Рабочее время сотрудников как ресурс. Подходы к формированию бизнес процессов с учетом различных графиков работы.
• Типовая структура бюджета затрат на персонал. Фот как основная статья затрат на персонал. Подходы к формированию ФОТ с учетом потенциальных сценариев оптимизации численности.

Анализ ситуации и выявление резервов.

• Определение целей оптимизации. Диагностика текущей ситуации в зависимости от целей.
• С чего начать: источники данных, сбор данных, проверка. Анализ данных, инструменты анализа.
• Анализ структуры, ключевых бизнес процессов.
• Анализ качественного и количественного состава персонала. Выявление несоответствий.
• Анализ содержания работы (функций, операций), ликвидация дублирования.
• Анализ рабочего времени сотрудников. Типология потерь трудозатрат/времени. Способы выявления.
• Внешний и внутренний бенчмаркинг. Как определить и выбрать бенчмарки. Что и с чем сравнивать. Источники поиска бенчмарок.
• Анализ плана-факта бюджета затрат на персонал. Анализ структуры выплат. Ребюджет, поиск резервов. Использование возможностей сокращения в рамках правового поля.
• Насколько эффективны наши сотрудники? Экспресс оценка эффективности работы сотрудников. Использование KPI при оценке эффективности.
• Выводы по результатам анализа.

Выбор подхода и критериев для принятия решения по оптимизации

• Оптимизация «не равно» сокращение.
• Различные подходы к оптимизации. Преимущества и недостатки подходов.
• Выбор критериев в зависимости от стратегии и текущей ситуации компании.
• На чем нельзя экономить.
• Наихудший сценарий.
• Выбор решения и прогноз его экономической и организационной эффективности.
• Аргументация в пользу выбранного решения.

План мероприятий по оптимизации

• Планирование проекта по оптимизации.
• Роль кадровой службы в проектах по оптимизации.
• Алгоритм действий при выбранном сценарии оптимизации.

Коммуникации с персоналом

• Обеспечение лояльности и эффективной работы сотрудников в условиях неопределенности.
• Как избежать демотивации сотрудников
• Максимальная открытость или кулуарные решения? Каналы коммуникации. Формулирование «информационных сообщений» как этап проекта по оптимизации.
• «Уволить нельзя оставить». Кто и как должен это делать? Распределение ответственности между кадровой службой и руководителями подразделений.

Риски и факторы успеха при реализации плана по оптимизации

• Правовые аспекты при мероприятиях по оптимизации персонала.
• Предотвращение конфликтных ситуаций.
• Минимизация рисков при сокращении/увольнении.