СЕКРЕТАРЬ - ПРОФЕССИОНАЛ

Семинар предназначен для секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров и сотрудников административных отделов компании.

Делопроизводство в работе секретаря

Нормативно – правовая и методическая база делопроизводства. Требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация документов, порядок оформления. Виды бланков организации. Составные части (реквизиты) документа. Подписание, согласование, утверждение документа. Удостоверение печатью. Оформление управленческих решений руководства: приказы, распоряжения, указания, решения. Документирование работы коллегиальных органов. Оформление актов, справок, объяснительных записок.

Деловая корреспонденция

Формы и порядок регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну. Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.д.; оформление, использование стандартных формул (клише). Внешняя переписка: коммерческие письма, деловые письма, нерегламентированные письма, личная служебная переписка; оформление, использование стандартных формул (клише)

Основы деловой коммуникации. Посетители

Правила ведения деловой беседы. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника. Важность и признаки установления эмоционального контакта. Умение слушать собеседника, умение задавать вопросы. Умение говорить и принимать комплименты. Как сказать "нет", не оставляя ощущения обиды. Прием и регистрация посетителей. Представление. Особенности приема VIP – посетителей, делегаций, командированных. «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. Подача чая, кофе, прохладительных напитков.

Секретарь и телефон. Телефонные переговоры

Прием входящих звонков: приветствие, предоставление необходимой информации позвонившему. Определение направления адресации (переадресации) телефонных звонков. Приемы оперативного реагирования на входящие звонки. Если звоните Вы: подготовка телефонного разговора, представление и приветствие. Завершение телефонного разговора, фиксирование и передача информации. Работа с несколькими аппаратами. Телефонный разговор в отсутствие руководителя. «Проблемные» абоненты.

Организация встреч, переговоров, официальных приемов

Подготовка к встрече деловых партнеров, бронирование гостиницы, подготовка культурной программы. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Процедура официального знакомства, представление, вручение цветов. Устройство в гостиницу. Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров. Встреча партнеров, организация предварительной беседы. Схемы рассадки за столом переговоров. Повестка дня. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. Встреча, приветствие гостей. Правила поведения во время приемов. Выбор подарков партнерам по поручению руководителя.

Деловой этикет и служебная культура в работе секретаря

Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет, его принципы. Международное и национальное в этикете. Кодекс этикета. Атрибутика. Этикетная ситуация (адресант и адресат, место, время общения, цель). Повседневный, оказиальный, праздничный этикет. Этикет и культура поведения. Визитные карточки: их виды и использование. Как дарить и принимать подарки. Имидж и внешний вид секретаря. Оформление внешности. Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия. Рекомендации по формированию благоприятного имиджа.