ТЕХНИКА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Секретари, офис-менеджеры, помощники руководителя.

Документ как инструмент развития бизнеса. Деловой документ как эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов. Юридическая сила документа и способы ее обеспечения. Примерный перечень документов, подлежащих легитимизации. Основные функции современного документа. Документ как источник информации. Обязанности и ответственность владельца информации. Понятия, используемые при работе с информацией Законодательное регулирование такой работы, перечень нормативных и законодательных документов.

Оформление документов. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Образцы оформления реквизитов. Понятия «реквизит», «формуляр». Виды бланков: общий, для писем, с угловым и продольным штампом, должностной бланк.

Этапы подготовки документа. Создание проекта, визирование, подписание, регистрация.

Деловая переписка – необходимый элемент предпринимательской деятельности. Общая характеристика служебной переписки. Одноаспектные и многоаспектные документы. Классификация переписки по адресации, адресату, тематическому, функциональному признаку, по особенностям композиции, структурным признакам. Правовое регулирование деловой переписки.

• Служебное письмо – средство связи организации с внешним миром. Формуляр письма. Основные виды: письма – напоминания, просьбы, сопроводительные, гарантийные, циркулярные, письма прямой рассылки (директ – мейл), письма - ответы.
• Коммерческий письма: запрос, оферта, претензия. Особенности составления, стандартные фразы. Карта оферты, формуляр – образец претензии. Варианты ответов на коммерческие письма.
• Частные деловые письма: жалобы, заявления, предложения.
• Факсограмма, телекс, телеграмма, телефонограмма.
• Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, правила их оформления. Другие виды внутренних документов: сводка, требование, отзыв, заключение, перечень, список. Использование стандартных формул (клише) для внутренней переписки.

Практикум. Составление различных видов служебных документов. Разбор вариантов, предложенных слушателями. Анализ типичных ошибок.

Стиль и дизайн документа. Официальный/неофициальный стиль. Уровни формальности документа. Понятие регламентированного и нерегламентированного сообщения, особенности составления. Дизайн документа: как сделать документ визуально привлекательным, облегчить читателю его восприятие и добиться желательного информационного эффекта.

Этикет делового документа. Основные правила этикета деловых документов. Формулы вежливости. Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата при составлении текста (VIP – статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.). Персональная адресация. Этикетные письма: поздравления, приветствия, приглашения, извинения, имиджевые, рекомендательные, соболезнования, письма – открытки. Этикет электронной почты, факсимильного письма.

Письменная речь документа. Особенности письменной речи и преодоления «страха белого листа». Стилистика, синтаксис и лексика сообщения. Логическая культура письменной речи: определенность, четкость, ясность, обоснованность изложения. Понятие языкового стандарта. Клишированные выражения и тексты. Языковые излишества. Функции и роль ключевых слов в письме. Постскриптум. Создание официального стиля.

Приемы эффективной подачи информации. Психологические особенности установления контакта с партнером. «Я-подход» и «Вы-подход», основные правила реализации «Вы – подхода» и создание «Вы – посланий». Приемы «присоединения» к адресату», приемы «дистанциирования» с адресатом, приемы «разделения ответственности» с адресатом. Как создавать позитивный тон документа, сообщать негативную информацию в позитивном ключе.

Этапы составления документа. Определение цели. Определение и оценка ожиданий адресата. Определение ключевых убеждающих факторов. Выражение основной идеи. Включение деталей. Составление конспекта; конспект служебной записки, электронного сообщения, письма, доклада. Резюме и введение, заголовки, выделенные пункты. Разбивка текста на параграфы. Редактирование текста документа.

Практикум. Составление и редактирование текстов. Разбор вариантов, предлагаемых слушателями. Анализ типичных ошибок.