ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ / ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

ПРОГРАММА СЕМИНАРА:

Профессиональные стандарты и компетенции в работе помощника руководителя.

• Основные задачи, стоящие перед секретарем и помощником руководителя. Современные требования.
• Профессиональный имидж сотрудника   административной группы (секретарь, секретарь- референт).
• Основные характеристики трудовых функций, необходимых знаний, навыков и умений.
• Определение должностной позиции помощника руководителя в коллективе.
• Основные деловые и личные качества помощника руководителя.
• Понимание задач, стоящих перед руководителем.
• Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя.

Особенности делового общения.

• Основы психологии в деловом общении, особенности руководства и подчинения.
• Барьеры в общении и способы их устранения.
• Правила эффективной самопрезентации.
• Особенности невербального поведения.
• Умение слушать и умение говорить.
• Межличностное пространство в деловых контактах
• Этикетно-недопустимые жесты, позы, мимика в деловом общении.
• Правила делового общения внутри организации.
• Основные правила делового взаимодействия:  руководитель, 
• сотрудник компании, посетители, vip-персоны, коллеги.
• Субординация. Гендерные различия и деловая сфера.
• Конфликты.
• Организация функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
• Информационное обеспечение деятельности руководителя организации
• Формирование плана рабочего дня секретаря и рабочего дня руководителя.
• Основные требования к культуре речи.
•  Использование речевых стандартов для проведения делового разговора (вежливые формы отказа, просьбы, извинения, уточнения ,  сообщения негативной информации...).

Основные правила общения по телефону в деловом мире.

• Особенности делового телефонного разговора
• Основные правила, ошибки и недочеты.
• Подготовка телефонного разговора
• Коммуникативные навыки при общении по телефону: скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы
• Умение слушать — важная часть телефонного общения
• Звонки входящие и исходящие
• Что можно и чего нельзя говорить по телефону

Деловой этикет и международный протокол

• Основные правила делового этикета.
• Основы правильного взаимодействия с организациями и деловыми партнерами.
•  Создание и укрепление имиджа организации, руководителя.
• Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий -заседаний, совещаний.   конференций.
• Организация и планирование бизнес-встреч и поездок руководителя.
• Подготовка презентаций.

Основные правила оформления внешности делового человека.

• Дресс-код. Основные стили одежды для работы. Формирование профессионального и современного имиджа (одежда, обувь, аксессуары, прическа и другие серьезные «мелочи»).
• О чем расскажет окружающим внешность секретаря.
• Соблюдение делового стиля в одежде. Ошибки и рекомендации.

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

• Правила офисного гостеприимства.
• Уважение к клиенту как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании
• Создание деловых и комфортных условий ожидания для гостя.
• Правила сопровождения в офисе (зона гардероба, туалетные комнаты, переговорные)
• Что должно быть в офисе для встречи и приема гостей
• Прощание с посетителем: протокол последних секунд, закрепление позитивного впечатления о Компании.
• Зона ресепшн: внешний вид зоны, что должно быть и  не должно быть в зоне ресепшн.
• Гардеробные для гостей: состояние, что должно быть постоянно в наличии.
• Угощение в офисе. Как правильно подавать чай, кофе, прохладительные напитки.

ОСНОВЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ.

Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи.

Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения.

Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.

Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе.

• Нормативно-методические основы деятельности.
• Локальные нормативные акты. Должностная инструкция.
• Профессиональный стандарт секретаря руководителя
• Функциональная карта вида профессиональной деятельности
• Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.

Особенности должностной позиции помощника руководителя.

• Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе.
• Условия эффективной совместной работы.
• Рекомендации по эффективному использованию времени. Матрица Эйзенхауэра.

Бездокументное обслуживание управления.

• Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
• Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
• Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
• Работа с информацией. Мониторинг информации в сфере интересов руководства.
• Требования к управленческой информации.

Основы деловой коммуникации.

• Преимущества и недостатки основных видов служебной коммуникации.
• Учет индивидуальных особенностей партнера по общению.
• Основные коммуникативные навыки.
• Правила бесконфликтного общения.
• Этапы разрешения конфликтной ситуации. Профилактика конфликта.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Документационное обеспечение управления

Современные требования к составлению и оформлению документов.

• Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»
• Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
• Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
• Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
• Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
• Правила оформления служебных писем, организационных и распорядительных документов, актов, протоколов.

Система организационно-распорядительной документации. 

Классификация документов и их функции.

• Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) и их особенности.
• Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
• Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.)

Официально-деловой стиль и его требования.  

• Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов.
• Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.

Деловая переписка. 

• Внешняя и внутренняя переписка: служебные и коммерческие письма, электронные и факсимильные сообщения.
• Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
• Особенности переписки по электронной почте.

Организация работы с документами.

• Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
• Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
• Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
• Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
• Правила формирования дел.
• Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
• Определение сроков хранения документов.
• Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

• Анализ ошибок в оформлении писем и других документов
• Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
• Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
• Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности
• Дикционные упражнения.
• Упражнения на дыхание и развитие голоса.