ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ СЕКРЕТАРЯ / ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

Взаимодействие секретаря и руководителя

• Психологическая совместимость секретаря и руководителя.
• Субординация.
• Составление расписания руководителя.
• Организация рабочего графика, планирование.
• Распределение информации.
• Контроль исполнений поручений руководителя.
• Создание базы контактов руководителя.
• Обеспечение командировок.
• Сопровождение руководителя на приемах, деловых обедах и пр.
• Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.

Прием посетителей

• Правила приветствия. Представление при знакомстве.
• Обращение. Роль первой фразы.
• Встреча посетителя, представление его сотрудникам и руководству.
• Регулирование потоков посетителей.
• Проблемные посетители. Если посетитель вынужден ждать.
• Встреча VIP клиента. Соблюдение конфиденциальности.
• Особенности общение с иностранными клиентами и партнерами.
• Завершение беседы. Прощание: как избегать промахов и соблюсти нормы этикета.

Практикум: Деловая игра «Сервисное обслуживание посетителя в офисе».

Деловые и специальные мероприятия, приемы

• Подготовка информационно-справочных документов мероприятия.
• Документирование деловых мероприятий.
• Оформление места для совещаний, переговоров. Правила рассадки за столом.
• Процедура официального знакомства.
• Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета.
• Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, встреча гостей.
• Организация культурной программы, выбор подарков.

Практикум: Деловая игра «Подготовка приема».

Деловой телефонный разговор

• Прием и распределение телефонных звонков; фиксация и передача сообщений.
• Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
• Эмоции в общении, «телефонная улыбка», умение слушать.
• Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.
• Проблемные разговоры по телефону.

Практикум: Отработка интонации и выразительности голоса, скорости и ритма общения по телефону. Деловая игра «Проблемный звонок».